Home office urgente: 7 passos para adaptar sua empresa ao trabalho remoto

A corrida para o home office já começou nas empresas, que precisam se adaptar rapidamente ao trabalho remoto para conter a transmissão do coronavírus.
 
Se você está enfrentando dificuldades nesse processo, saiba que não está sozinho.
Nesse momento crítico, as organizações precisam ajustar seus processos, providenciar recursos e viabilizar toda a operação à distância — um desafio e tanto.
Por isso, vamos ajudar você com um guia rápido para adaptar seu negócio ao home office. 
Siga a leitura e veja como fazer a transição da forma mais eficiente possível.

De repente, home office: o desafio do coronavírus

O home office é a resposta das empresas à crise do coronavírus, que já contabiliza mais de 1,5 mil casos e 25 mortes, conforme o Ministério da Saúde, com dados publicados pela Agência Brasil em 23 de março. 
O trabalho remoto é necessário para seguir as recomendações de isolamento e conter a disseminação do vírus, mas não tem sido fácil se adaptar a uma transição tão repentina.
É claro que muitas empresas já estavam experimentando o home office — essa forma de trabalho atingiu seu recorde no Brasil em 2018, com 3,8 milhões de pessoas trabalhando em casa, segundo dados do IBGE publicados no G1. 
Mesmo assim, a migração brusca de toda a equipe para o trabalho remoto tem se mostrado desafiadora. 
Isso porque as empresas brasileiras não têm o preparo e estrutura necessários para mandar todos os funcionários para casa.
De acordo com a consultora do Instituto Trabalho Portátil, Amélia Caetano, já está faltando computador para a quantidade de pedidos de locação. 
Em entrevista ao Olhar Digital de março de 2020, ela conta que a procura por aluguel de notebooks cresceu 50% e as empresas estão tentando acelerar a adoção de programas de home office. 
Além de providenciar máquinas para os colaboradores, as empresas ainda precisam configurar o acesso remoto e estruturar os processos de trabalho para continuar operando à distância.
E, obviamente, é um grande desafio fazer tudo isso da noite para o dia. 

7 passos para adaptar sua empresa ao home office 

Para adotar o home office com urgência, você vai precisar seguir alguns passos para garantir a continuidade das operações da empresa.
Veja como planejar e organizar essa transição.

1. Crie um plano de ação 

O primeiro passo para adaptar sua empresa ao home office é elaborar um plano de ação completo com etapas, prazos e responsáveis para cada área.
Estes são os primeiros pontos que você deve planejar:
  • Organizar os colaboradores: divida os funcionários em grupos de quem já pode ir para o home office e quem ainda precisa de equipamentos e adaptação de processos
  • Levantar as necessidades: verifique tudo o que será necessário para a migração, incluindo máquinas, configurações, instalações e recursos diversos
  • Definir responsáveis e prazos: atribua cada tarefa necessária a responsáveis e estipule um prazo.

2. Mapeie os processos da empresa

O próximo passo é mapear todos os processos essenciais da sua empresa, desde o financeiro até o atendimento ao cliente
Depois, você terá que nomear responsáveis por cada processo e fazer os ajustes necessários para realizar as funções remotamente. 
Por exemplo, é fácil fechar a folha de pagamento à distância — principalmente se você tiver uma plataforma de gestão online, mas gerenciar um pipeline de vendas já não é tão simples. 

3. Alinhe com a equipe de TI

Sua equipe de TI terá um papel essencial na migração para o home office e deve estar totalmente alinhada com o plano.
Além de configurar a rede VPN para viabilizar o acesso remoto a todos, o TI também será responsável por garantir a segurança da informação — principalmente no que diz respeito ao controle de acesso e permissões. 
Isso porque as ameaças cibernéticas estão aumentando cada vez mais e podem atingir as empresas nesse período, levando a incidentes perigosos como vazamento de dados e acesso não autorizado.

4. Treine os colaboradores

Com tudo pronto para a migração, você também precisa treinar seus colaboradores para seguir os novos processos de trabalho de casa.
Lembre-se de educá-los para trocar senhas, fazer login da forma correta e tomar todas as precauções de segurança.

5. Agende reuniões frequentes

Com os colaboradores trabalhando em home office, você vai precisar de uma agenda fixa de reuniões para manter todos conectados e bem informados.
Por isso, é importante estabelecer pequenas reuniões online de check-in entre líderes, equipes e diferentes áreas da empresa.

6. Padronize as ferramentas

Para que sua operação home office funcione, é importante que todos utilizem as mesmas ferramentas de comunicação e gestão. 
O ideal é optar por sistemas em nuvem que permitam o trabalho em equipe colaborativo e a troca de informações em tempo real.
Se o seu negócio já estiver mais avançado na transformação digital, será mais fácil unificar os processos. 

7. Comunique os clientes e parceiros

Depois de estruturar o trabalho remoto na sua empresa, você deve comunicar seus clientes e parceiros sobre as mudanças definidas.
Afinal, eles precisam saber quais serão os impactos na relação com a empresa e como devem se adaptar a esse momento de transição.

Gestão em home office com uma plataforma na nuvem

Em um momento crítico como esse, uma plataforma de gestão na nuvem é uma solução importante para continuar gerenciando seu negócio com eficiência em home office.
Com um sistema 100% em nuvem, você pode permitir acesso a diferentes colaboradores a qualquer hora e lugar, com total segurança e controle de permissões.
Além disso, plataformas de gestão de alto nível permitem centralizar todas as informações e controles da empresa no mesmo lugar, incluindo módulos como:
  • Gestão financeira completa com plano de contas e fluxo de caixa
  • Conexão direta com a contabilidade para entrega das obrigações
  • Cadastro de clientes e contratos
  • Gestão de produtos e serviços
  • Controle de estoque
  • Geração de relatórios.
Assim, você tem uma visão completa da operação da empresa e consegue gerenciar todos os processos a distância.
Entendeu como adotar o home office é possível, mesmo em curto prazo?
Então, coloque as dicas em práticas e planeje sua transição o mais rápido possível para fazer sua parte nesse momento de crise.
Saiba mais em: Blog Conta Azul.


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