Modelo de comunicado interno: veja como preparar a sua mensagem

Se você está procurando um modelo de comunicado interno é porque, provavelmente, não está seguro sobre a maneira como deve se dirigir aos colaboradores.Muitas vezes, na correria do dia a dia, a comunicação dentro da empresa é preterida em relação à comunicação com o público de fora.Mas isso não é positivo. Uma má sintonia entre funcionários, gerentes e líderes da organização reduz a eficiência dos processos e das rotinas e prejudica a perseguição de metas e dos objetivos da empresa.Por isso, os comunicados internos têm grande importância. Eles são uma ponte direta do gestor com os colaboradores.Só que, para a mensagem chegar de fato aos destinatários e produzir os resultados desejados, não adianta escrever de improviso.

A margem de erro aumenta muito se você não considerar para quem está se dirigindo, qual é o objetivo concreto do conteúdo e como avaliar o sucesso do texto após o envio.
Sim, a tarefa não é fácil. Mas não se preocupe: é só seguir a leitura deste artigo para entender como chegar ao tom e formato ideais na hora de criar seu comunicado interno.

Como criar um comunicado interno eficiente

contabilidade-comunicadoO comunicado interno deve ser planejado com antecedência. Para isso, antes de tudo, reflita se o assunto em questão realmente merece esse canal de comunicação.
Se o assunto for trivial, não tiver importância estratégica ou conter interesse apenas para alguns membros da equipe, reconsidere o envio. Talvez seja mais adequado estabelecer diálogo direto com alguns colaboradores ou adotar outra forma de transmitir sua mensagem.
Caso contrário, os funcionários podem se acostumar a ignorar os textos e não prestarem a devida atenção aos comunicados que são realmente importantes.
 
Depois de ter certeza que a mensagem merece um comunicado interno, veja as dicas para elaborá-lo:
 

Linguagem

Nenhum modelo de comunicado interno vai servir para todas as empresas. O tom de voz adequado para adotar na escrita vai depender, essencialmente, de dois fatores:
A cultura organizacional da empresa
O objetivo do comunicado
 
A cultura organizacional diz respeito às expectativas sobre os funcionários, à liberdade que eles têm para se expressar, ao modo de pensar e agir que é estimulado dentro da empresa e outros fatores que compõem a identidade interna da companhia.
O que isso tem a ver com a linguagem da mensagem enviada aos colaboradores? É só imaginar como seria um comunicado interno na Google e em uma importante firma de advocacia.
Provavelmente, o texto da gigante de tecnologia seria mais descontraído, enquanto o direcionado aos advogados mais sisudo – e isso não quer dizer que um modelo é melhor que o outro.
 
Quanto ao objetivo do comunicado, imagine que você quer convidar os funcionários para um piquenique de integração. Como seria a redação do comunicado? E para informá-los sobre mudanças no organograma da empresa? Com certeza, o tom não seria o mesmo.
 
De qualquer forma, na maioria dos casos, o ideal é sempre buscar um equilíbrio, chegando a um texto nem tão impessoal e nem tão descontraído – sob o risco de o anúncio não ser levado a sério.
 

Objetividade e formato

Essa é uma característica importante a quase todos os comunicados. Serpontual e objetivo é fundamental para que sua mensagem seja bem compreendida. Quanto mais longa ela for e mais informações de pouca relevância tiver, mais fácil para o leitor perder o foco da essência do texto.
Caso seja imprescindível expor alguns detalhes, procure organizá-los em tópicos. Se você está enviando a mensagem por e-mail, pode ser uma boa ideia anexar documentos com mais informações, para aqueles que quiserem saber mais sobre o assunto.

Impresso ou digital?

Já que mencionamos a possibilidade de enviar o comunicado interno por e-mail, vamos abordar os meios. Antes da digitalização total das empresas, os principais canais de comunicação interna eram memorandos impressos, jornais corporativos e o tradicional mural.
Hoje, os meios digitais tornaram todos esses canais obsoletos. Além de o e-mail gerar economia de tinta e papel (bom para o caixa da empresa e para o meio ambiente), é mais ágil e eficiente. A exceção fica para casos em que a impressão do documento atende a exigências protocolares ou legais.
 

Precauções

Ao enviar um comunicado interno a vários funcionários, tome muito cuidado para não expor algum deles a qualquer tipo de humilhação ou constrangimento. Se isso acontecer, ele terá elementos textuais para processá-lo por danos morais – bastará guardar o e-mail como prova.
Esse risco ocorre mesmo se o comunicado for individual. Quando o assunto for sério, como uma cobrança por um erro, tente ser o mais educado possível, não importa o tamanho do prejuízo causado. Na dúvida, busque a orientação de um profissional de recursos humanos acostumado com esse tipo de questão.
 

Modelo de comunicado interno

Agora que você já sabe quais são as premissas que uma mensagem direcionada ao público interno da sua empresa precisa respeitar, chegou a hora de partir para a prática.
Para treinar, escreva um comunicado e mostre apenas para um profissional de sua confiança. Peça para ele explicar o que entendeu sobre a mensagem e pergunte se ele achou que ficou claro.
Precisa de inspiração?
Confira, abaixo, um modelo de comunicado interno impessoal e outro mais descontraído.
Trata-se de uma convocação fictícia para uma reunião de análise trimestral de desempenho. Ou seja, um assunto sério que, no entanto, pode ser tratado de mais de uma maneira.
 

Modelo de comunicado impessoal

 Para: Colaboradores
De: Diretoria
 
Prezados colaboradores.
 
Informamos a todos que, na próxima terça-feira, XX/XX, às 14h, na sala de conferências, será realizada a reunião trimestral de análise de resultados da empresa.
Na ocasião, serão apresentados os indicadores de desempenho referentes ao primeiro trimestre de 2018 e apresentadas as metas para o próximo período.
Todos os colaboradores devem comparecer. Pedimos que não se atrasem, para não atrapalhar o andamento da reunião.
 
Atenciosamente,
 
Fulano da Silva
Diretor
 

Modelo de comunicado descontraído

 
Para: Equipe
De: Diretoria
 
Na próxima terça-feira, como já é tradição na empresa, vamos nos reunir para falar sobre os nossos resultados no primeiro trimestre de 2018 e projetar as metas para o próximo período.
Tem ideias sobre como melhorar nosso trabalho? Ajude a gente a enxergar além dos números! Vamos conversar sobre o que foi legal e o que precisamos corrigir.
 
A reunião será às 14h, na sala de conferências. Contamos com a presença de todos. Até lá!
 
Fulano da Silva
Diretor
 

E aí, o que você achou de cada modelo de comunicado interno?

Não há um certo e um errado, apenas uma escolha mais adequada a determinado contexto.
O que você precisa fazer é interpretar qual estilo – mais leve ou mais sério – seria recebido e compreendido da melhor maneira pelos seus funcionários.


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